Marco Normativo
La presente política se rige por las disposiciones legales y normativas vigentes en la República de Colombia en materia de protección de datos personales y manejo de la información en el sector salud, entre las cuales se destacan:
- Ley 1581 de 2012, por la cual se expide el Régimen General de Protección de Datos Personales.
- Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
- Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.
- Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de la Protección Social, por la cual se establecen las normas para el manejo de la Historia Clínica.
- Resolución 3374 de 2000, por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados.
- Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Las anteriores disposiciones, así como las normas que las modifiquen, adicionen o complementen, serán aplicadas por la Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS en lo relacionado con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
Definiciones
Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
- Dato privado: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el titular.
- Datos sensibles: Son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses de partidos políticos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Usuario: Persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Historia clínica: Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención.
- Estado de salud: Conjunto de datos e informes relacionados con la condición somática, psíquica, social, cultural, económica y medioambiental del paciente, que pueden incidir en su estado de salud.
- Equipo de salud: Conjunto de profesionales, técnicos y auxiliares del área de la salud que realizan la atención clínico-asistencial directa del usuario, así como los auditores médicos de aseguradoras y prestadores responsables de la evaluación de la calidad del servicio brindado.
- Archivo de gestión: Archivo donde reposan las historias clínicas de los usuarios activos y de aquellos que no han utilizado el servicio durante los cinco (5) años siguientes a la última atención.
- Archivo histórico de historia clínica: Archivo al cual se transfieren las historias clínicas que, por su valor científico, histórico o cultural, deben ser conservadas de manera permanente.
Finalidad
La Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS, en calidad de responsable del tratamiento, recolecta y trata datos personales con las siguientes finalidades:
- Prestar los servicios asistenciales de salud a sus pacientes y brindar atención a sus familias, de conformidad con su objeto social.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y regulatorias que involucren el tratamiento de datos personales de sus grupos de interés.
- Ejecutar y mantener la relación contractual existente con clientes, proveedores y trabajadores, incluyendo el pago de obligaciones contractuales y laborales.
- Informar sobre nuevos productos o servicios, así como sobre cambios o actualizaciones en los mismos.
- Evaluar la calidad de los servicios prestados y mejorar continuamente la atención ofrecida.
- Realizar estudios internos relacionados con hábitos de consumo y análisis de mercado.
- Enviar información a través de correo físico, correo electrónico, teléfono celular o dispositivo móvil, mediante mensajes de texto (SMS y/o MMS), relacionada con información comercial, publicitaria o promocional sobre productos y/o servicios, agendamiento y cancelación de citas, eventos y promociones, con el fin de informar, invitar o adelantar campañas de carácter comercial o publicitario propias de la institución y/o de terceros autorizados.
Principios
Principios aplicables al tratamiento de datos personales
El tratamiento de los datos personales realizado por ORTOCONEXIÓN IPS se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad:
El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, la cual deberá ser informada previamente al titular de la información.
b) Principio de libertad:
El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa, salvo que exista mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
c) Principio de calidad o veracidad del dato:
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se efectuará el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia:
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de ORTOCONEXIÓN IPS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida:
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales vigentes y de la Constitución Política. Los datos personales, salvo la información pública o lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para garantizar un conocimiento restringido únicamente a los titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad:
La información sujeta a tratamiento por parte de ORTOCONEXIÓN IPS será protegida mediante la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con cualquiera de las labores que comprende el tratamiento. En caso de recolectarse datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.
Derechos
Derechos de los Titulares de Datos Personales
Los titulares de los datos personales, por sí mismos o a través de su representante y/o apoderado debidamente acreditado, podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS, de conformidad con la normatividad vigente:
a) Derecho de acceso:
Conocer, actualizar y consultar de manera gratuita los datos personales que se encuentren bajo el control de ORTOCONEXIÓN IPS, al menos una (1) vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización y rectificación:
Solicitar la actualización, corrección o rectificación de los datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o no correspondan a la realidad.
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización:
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos en que, de conformidad con la ley, no se requiera dicha autorización.
d) Derecho a ser informado sobre el uso de los datos personales:
Ser informado por ORTOCONEXIÓN IPS, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ORTOCONEXIÓN IPS.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio:
Solicitar el cumplimiento de las órdenes y requerimientos emitidos por la autoridad competente en materia de protección de datos personales.
g) Derecho de supresión o cancelación:
Solicitar la supresión o cancelación de los datos personales cuando estos resulten excesivos, no pertinentes o cuando el tratamiento sea contrario a la normatividad vigente, salvo en los casos en que exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
Para el ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el titular como la persona que lo represente deberán acreditar su identidad y, cuando aplique, la calidad en virtud de la cual actúan.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por las personas que estén legalmente facultadas para representarlos, conforme a lo establecido en la normatividad vigente.
Deberes
Deberes de la Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS
Todas las personas obligadas a cumplir la presente política deberán tener en cuenta que ORTOCONEXIÓN IPS, en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, está obligada a cumplir los deberes que le impone la normatividad vigente.
Deberes cuando actúa como Responsable del Tratamiento
En su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, ORTOCONEXIÓN IPS se compromete a cumplir las siguientes obligaciones:
a) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la autorización otorgada por el titular.
b) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
c) Informar de manera clara, suficiente y oportuna al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
f) Procurar el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad establecidos en la normatividad vigente.
g) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Actualizar la información cuando sea necesario.
i) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Deberes cuando actúa como Encargado del Tratamiento
Cuando ORTOCONEXIÓN IPS realice el tratamiento de datos personales en nombre de otra entidad u organización que actúe como responsable del tratamiento, deberá cumplir, además, las siguientes obligaciones:
a) Verificar que el responsable del tratamiento esté legalmente autorizado para suministrar los datos personales que serán tratados.
b) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
c) Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
d) Realizar de manera oportuna la actualización, rectificación o supresión de los datos personales.
e) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo.
f) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley.
i) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
k) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidas en los sistemas de información en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
Deberes frente a la Superintendencia de Industria y Comercio
ORTOCONEXIÓN IPS deberá:
a) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
b) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones legales.
Privacidad
Aviso de Privacidad
Cuando no sea posible poner a disposición del titular las Políticas de Tratamiento de la Información, la Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS, en calidad de responsable del tratamiento, informará de manera oportuna al titular, mediante un aviso de privacidad, sobre la existencia de dichas políticas y la forma de acceder a las mismas.
Este aviso de privacidad será puesto en conocimiento del titular, a más tardar, en el momento de la recolección de los datos personales, garantizando el cumplimiento de los principios de información y transparencia establecidos en la normatividad vigente.
Limitaciones
Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales
La Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS solo recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, atendiendo a las disposiciones legales aplicables y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, ORTOCONEXIÓN IPS procederá a la supresión de los datos personales que obren en su poder.
No obstante lo anterior, los datos personales podrán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Procedimiento
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales
El titular del dato personal o quien ejerza su representación debidamente acreditada podrá presentar peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, de lunes a viernes, en horario de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., a través de la página web de la Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS, en el menú Contáctenos, o de manera presencial en la siguiente dirección:
CRA 14 #18N-40
Contenido de la solicitud
La petición, queja o reclamo deberá contener como mínimo:
- Identificación del titular de los datos personales.
- Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud.
- Dirección física o electrónica para recibir notificaciones.
- Documentos que se deseen hacer valer, cuando aplique.
Trámite del reclamo
Si el reclamo resulta incompleto, ORTOCONEXIÓN IPS requerirá al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas identificadas.
Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Entrega
Entrega de datos personales a autoridades
Cuando las autoridades del Estado soliciten el acceso y/o la entrega de datos personales contenidos en cualquiera de las bases de datos de la Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS, se verificará previamente la legalidad de la solicitud y la pertinencia de los datos requeridos en relación con la finalidad expresada por la autoridad competente.
La entrega de la información personal solicitada será debidamente documentada y se realizará garantizando que los datos cumplan con los principios de autenticidad, confiabilidad e integridad. Asimismo, se advertirá de manera expresa el deber de protección de los datos personales tanto al funcionario que realiza la solicitud como a quien recibe la información, así como a la entidad para la cual prestan sus servicios.
Adicionalmente, se informará a la autoridad solicitante sobre las medidas de seguridad aplicables a los datos personales entregados y los riesgos asociados a su uso indebido o tratamiento inadecuado, de conformidad con la normatividad vigente.
Seguridad
Medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ORTOCONEXIÓN IPS adoptará medidas de seguridad de tipo físico, lógico y administrativo, orientadas a proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Estas medidas de seguridad se clasificarán en niveles alto, medio y bajo, de acuerdo con el nivel de riesgo que pueda derivarse de la naturaleza, criticidad y sensibilidad de los datos personales tratados.
En cumplimiento del principio de seguridad, ORTOCONEXIÓN IPS establecerá directrices generales sobre la implementación y aplicación de dichas medidas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores, contratistas y terceros que intervengan en el tratamiento de datos personales.
Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de junio de 2017.
Cualquier modificación o actualización que se realice a la presente política será informada oportunamente a través de la página web de la Clínica Odontológica ORTOCONEXIÓN IPS: